会社の経費が膨らむ原因は？
会社の経費として割合が高いものは、人件費、オフィスの光熱費、複合機などのOA機器が挙げられます。
特にプリンタや複合機といったOA機器は、購入費用だけでなく、毎日利用するコピー用紙やインク代などが「消耗品費」として積み重なってしまうため、自然とコストが高くなってしまうのです。
最近では複合機のリースなども登場していますが、リース料率や保守費用が加算されてしまうため、「結局コスト削減には繋がっていない…」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、プリンター・複合機の運用コストを抑えるポイントと、近年登場したプリンタ・複合機のレンタルサービスの魅力について紹介していきます。
プリンタのコスト削減するポイント
プリンタのコストを削減するポイントは2つあります。
1つ目は、インクや用紙代の消耗品費を抑えること、2つ目はメンテナンス代を一定額にすることです。
この2点について、詳しく解説していきます。
①インクやコピー用紙代を見直す
インク代・コピー用紙代は、プリンタの消耗品費として大きな割合を占めています。そのため、消耗品は通販やまとめ買いを利用してコストを抑えるのも効果的です。
また、プリンタは印刷方法や、機種の年代によって印刷コストが変化します。
最新のプリンタは、インクの消費量や消費電力が改善されているため、古いプリンタは買い替えで大幅にコスト削減できる可能性があります。
現在オフィスなどで使われているプリンタは「レーザープリンタ」、「インクジェットプリンタ」の2種類ですが、それぞれのコストがかかる部分や、特徴について見ていきましょう。
レーザープリンター
熱を使ってインクを定着させるプリンタで、印刷速度が速いため、オフィスでよく利用されています。
トナーは高価ですが、インクが長持ちするため、交換の頻度を減らすことができます。熱を使うため電気代が高いことがネックでしたが、最近のモデルでは消費電力も大幅に改善されています。
インクジェットプリンター
紙にインクを吹き付けて印刷するプリンタで、 綺麗に印刷できてインク代も安いのが特徴です。
レーザープリンターと比較すると印刷が遅く、インクの減りが早いため、大規模なオフィスではネックになる可能性があります。
最近は大容量でインクが減りづらい「エコタンク」を搭載したモデルが主流になっているため、少人数で利用するならインクジェットもおすすめです。
②メンテナンス費用を抑える
プリンタを利用していると、紙詰まりや印刷不備など、突然のトラブルが起こることも少なくありません。
書類などが印刷できないと業務が止まってしまうため、メンテナンスやサポートに加入しておくことが必須になります。
しかし、サービスによっては出張費や部品の交換で数万円かかることもあるため、保守費が一定額のサービスなどを利用して、できるだけ費用を抑えるのがポイントです。
プリンタのレンタルは「エプソンのスマートチャージ」がおすすめ！
上記では、プリンタのコストを削減するポイントについてご紹介しましたが、「プリンタを最新機種に買い替えたり、毎日使う消耗品のコストを管理するのはかなり難しいのでは？」と感じた方も多いのではないでしょうか。
そこで、プリンタ初期導入費用を抑え、運用・保守までコミコミのサービスとして誕生したのが、プリンタのレンタルサービス「エプソンのスマートチャージ」です。
エプソンのスマートチャージは、プリンタ・複合機を月5,500円（税込）～からレンタルできるサービスです。
中小企業～大企業まで、会社の規模に合わせて最適なコストのプリンタ・複合機が用意されています。
スマートチャージのメリットは色々ありますが、まずは3つに絞ってご紹介いたします。
①全てがコミコミの値段
スマートチャージは、月ごとに印刷できる枚数が決まっており、
その枚数までのインク交換代やメンテナンス代は、月々のレンタルの料金に含まれています。
リースの場合はトナー代が別料金だったり、契約終了時にプリンタの買取となる場合が多いですが、スマートチャージは定額で最新のプリンタに交換して使い続けることができるため、プリンタが古くなる心配もありません。
②グループ割がある
スマートチャージは、グループ割があるのも大きな特徴です。
例えば、本社がスマートチャージを契約していて、複数の営業所（A支店、B支店）で利用している場合、
A支店で印刷枚数が超過しても、B支店の枚数に余裕があれば、超過した枚数を B支店に 振り分けることが可能です。
この仕組みにより、営業所ごとに印刷枚数がバラバラでも、全体のコストを最適化することができます。
③サポート費用もコミコミで安心
エプソンスマートチャージのレンタル料金には、メンテナンスや故障時のサポート料金も含まれています。
故障時の追加料金を抑えられるだけでなく、サポート業者を選ぶ時間も削減することができるため、トラブルで業務が止まる時間を最小限に抑えられます。
レンタルの注意点
レンタルには多くのメリットがありますが、月ごとに印刷できる枚数が決まっているため、印刷枚数が少ない場合はコストが無駄になってしまう可能があります。
印刷枚数の目安として、スマートチャージで一番最安のプランで モノクロ1000枚、カラー400枚を印刷することができます。
この枚数を下回ってしまうと、インク代などのコストが無駄になってしまう可能性があるため、事前に毎月の印刷枚数を調べて、枚数の最適なプランを選ぶのがおすすめです。
また、途中解約した場合は違約金が発生するため、利用する期間など事前に確認が必要です。
プリンタのレンタルがおすすめの業種
①中小企業、スタートアップ企業
スマートチャージは料金が一定のため、支出をあまり変動させたくない中小規模の事業者や、スタートアップ企業にもおすすめです。
一括購入の費用を抑えられるだけでなく、月々にかかる費用も管理しやすくなるため、予算も組みやすくなります。
②オフィスが多い企業
オフィスが複数ある企業なら、スマートチャージのグループ割を最大限活かすことができるため、レンタルの方がコストを抑えられます。
また、オフィスごとにプリンタを導入すると、交換品の仕入先などがバラバラになり管理が難しくなりますが、スマートチャージで一元化することで、プリンタの使用状況が分かりやすくなります。
まとめ
今回は、プリンタにかかる経費と、それを解決する「エプソンのスマートチャージ」についてご紹介しました。
スマートチャージは、プリンタの初期導入費用を抑えつつ、最新の機種を利用できるため、中小企業や多拠点のオフィスに最適のレンタルサービスです。
沖縄電子は、「エプソンのスマートチャージ」代理店として導入＆サポートの実績もございます。
プリンタ導入のご検討やご相談など、お気軽にお問い合わせください！
