「部下の売上進捗」「顧客情報の共有」「今週の営業状況」「報告資料の作成」……。
あなたも、本来の業務以外の「管理・報告作業」に時間を取られていませんか？
多くの企業で、エクセルやスプレッドシートに頼った情報管理に限界が来ており、
管理職やリーダー陣が疲弊している現実があります。
また、社内の情報を管理するツールを入れても報告用で別シートを作成したり、1人1人記入ができているかを
逐一確認しなければならないといった課題も多く聞きます。
本記事では、沖縄電子が実際に導入し、リーダー陣一人あたり月20時間もの報告作成・管理の業務時間を削減した「Notion」の活用術をご紹介します。
こんな悩み、ありませんか？報告と管理にかかる時間のムダ
部下の進捗管理や社内外への報告資料の作成に、想像以上の時間がかかっていませんか？
特に管理職やリーダー層は、「本業に集中したくても、報告や管理業務に追われて手が回らない」という声が
多く聞かれます。
実際の現場のリアルな状況
毎回このような流れを繰り返していませんか？
こうしたフローを日常的に繰り返すなかで、現場では次のような課題が頻繁に発生しています。
フォーマットがバラバラ、毎回修正が必要
- エクセルで報告テンプレートを配っても、セルを勝手に変更されて統一性ゼロ
- フォーマット確認・修正・集計に毎回時間を取られる
- 社員によって書き方が違い、読み解くのにも一苦労
報告書作成に時間がかかりすぎて、本業に集中できない
- 上司や社長への報告用に、別途資料を作成する必要がある
- 全体報告用、部内共有用など、目的ごとに資料が分かれていて手間
- チェック作業や情報収集の時間が膨大
他の有料ツールを導入しても根本解決にはならない
- チャット、タスク管理、ファイル共有など、目的別にツールを分けても情報がバラバラになってしまう
- どの情報がどこにあるのか分かりづらく、かえって確認や管理の手間が増える
- 機能が多すぎて、現場のメンバーが使いこなせないことも多い
- ツールが増えるほど、操作やログイン、管理画面の切り替えが煩雑になる
「情報・作業・報告」をひとつにまとめられる仕組みがない限り、根本的な効率化は難しい
Notionを使えば、報告も管理も”ひとつの画面”で完結できる
Notionは、情報を一元管理できるクラウド型のワークスペースツール。
単なるメモアプリではなく、以下のような業務にぴったり最適化できます
| 機能 | 効果 |
|---|---|
| データベース管理 | 売上・顧客情報・案件進捗などすべて一括管理可能 |
| フィルター＆ソート機能 | 部下は自分のデータだけを確認可能。管理者は全体を把握 |
| 権限管理 | 上司・社長への共有リンクもワンクリック。社外には非公開設定可能 |
| テンプレート機能 | 社内統一フォーマットの作成・固定が可能 |
| リアルタイム同期 | 編集内容が即時反映。報告のタイムラグがなくなる |
Notion導入でここまで変わった！沖縄電子の事例
リーダー陣の報告業務が月20時間削減
- 管理職が一人あたり月20時間の報告・確認作業を削減
- 作成したNotionページをそのまま社長へ報告
- チャットやメールで資料を送る手間もゼロに
削減した時間を「戦略」に使えるように
- 削減した時間をチーム内のミーティング、営業戦略の構築、教育に活用
- 「作業」から「思考」への時間シフトが実現
報告する側・される側、両方のストレスが減った
- 提出側：複数フォーマットに合わせる必要がなく、書く内容が明確に
- 受け手側：複数ファイルを開く必要がなく、Notionで一括閲覧可能
実際に管理職が楽になる！Notion導入のメリットまとめ
以下は、実際に多くの管理職が「助かった！」と実感したポイントです。
Notionで管理職が得られるメリット
- 報告書作成の時間を劇的に短縮できる
- 情報を探し回る時間がゼロになる
- 進捗の見える化ができ、手戻り・確認漏れが減る
- 社員ごとに管理ができ、チームマネジメントがしやすくなる
- 「報告のための資料作成」がほぼ不要になる
Excel管理とNotion管理の違いを比較
| 項目 | Excel | Notion |
|---|---|---|
| データの一元管理 | ✕ 分散しやすい | ◎ すべて1か所に集約 |
| フォーマットの統一 | ✕ 崩れやすい | ◎ テンプレートで固定化 |
| リアルタイム反映 | △ クラウドなら可能 | ◎ 常に即時同期 |
| 権限管理 | △ 制限は可能 | ◎ より柔軟に設定可能 |
| 拡張性 | ✕ 限定的 | ◎ プロジェクト管理にも活用可 |
Notion導入は難しい？→ 沖縄電子が徹底サポート！
こんなサポートが可能です
- 実際のNotion画面をお見せしながらの説明
- 企業ごとの運用方法に合わせたテンプレート設計
- 権限・構造・共有方法までトータル提案
- カスタマイズもすべて社内で対応可！
Notion研修を開催しています！
- 「今のExcel管理から乗り換えたいけど不安…」という方に
- 研修前に実際の運用画面を見ながら相談できます
- 助成金を活用した研修受講も可能です
会社紹介｜沖縄電子とは？
沖縄電子は、沖縄県内を中心に中小企業・ベンチャー企業の業務効率化支援やITツール導入支援を
行っています。
自社でもNotionを活用しており、リーダー層の業務改善や戦略立案時間の創出に成功。
その実績と経験をもとに、御社に合わせた最適な導入プランをご提案します。
「今すぐ相談したい！」という方は、以下からお気軽にお問い合わせください。
まとめ
報告書作成や部下の進捗管理に追われ、本来の業務に集中できないーー。
そんな悩みを抱える管理職やリーダーは決して少なくありません。
Excelや複数の有料ツールを駆使しても、情報が分散してしまえば管理の手間はむしろ増えてしまいます。
Notionを活用することで、報告・共有・進捗管理のすべてを“ひとつの仕組み”で一元化でき、月20時間以上の業務時間を削減した事例もあります。
管理する側もされる側もストレスを感じることなく、チーム全体のパフォーマンス向上につながります。
沖縄電子では、自社での導入・運用経験を活かして、現場に最適化されたNotionの使い方や構築支援を行っています。
「Excel管理が限界」「情報が散らかっている」「もっとスマートに報告を進めたい」とお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
Notionについては下記の記事にも詳しく掲載しています！
