「パスワード付きZIPファイルをメールで送り、後から別のメールでパスワードを送る」。
このいわゆるPPAP方式（Password付きファイル送信方式）は、かつて“安全なファイルのやりとり”として広く使われてきました。
しかし現在では、このやり方そのものが情報漏洩のリスクとして強く警戒されており、官公庁や大手企業を中心にPPAPの使用はすでに禁止されています。
では、どのようにファイルを安全に共有すればいいのか？
その最善策こそが、Microsoft OneDriveを活用したファイル共有です。
PPAPって何？ 詳しくはJIPDECの解説ページをご覧ください。
JIPDEC（一般社団法人日本情報経済社会推進協会）
なぜ「次のメールでパスワードを送ります」が危険なのか？
同じメール経路を利用している
パスワード付きZIPファイルとパスワードが同じ経路（メール）で送られるため、通信が盗聴された場合には両方が簡単に抜き取られてしまう可能性があります。
ファイルの中身をスキャンできない
セキュリティソフトはパスワード付きZIPの中身をスキャンできません。これは『マルウェアが潜む“抜け穴”』として悪用されやすく、企業内にウイルスを侵入させる手口の一つとなっています。
人為的なミスが発生しやすい
ファイルとパスワードが別送になることで、手間が増え、誤送信や確認ミスも起きやすくなります。結果として、社内外のやり取りに無駄な工数がかかります。
ファイル共有は「Microsoft OneDrive」がおすすめ！
2020年11月24日、デジタル担当大臣はPPAPを全廃し、クラウドストレージからファイルをダウンロードする方式に移行する方針を発表しています。
しかし、「新しいサービスを探すのは手間…」「どれが安全？」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこでオススメしたいのが、Officeでお馴染みの「One Drive」です！
すでにMicrosoft 365をご利用の方ならすぐお使いいただけるうえ、
共有方法も「OneDriveに保存したファイルを右クリック」→「共有」を押すだけで、非常にシンプルです。
OneDriveを使うメリット
セキュリティが圧倒的に高い
ファイルはMicrosoftの堅牢なクラウドに保存され、共有時には暗号化されたリンクで送ることができます。万が一誤送信しても、リンクの無効化が即時に可能。PPAPよりも安全にファイルを共有できます。
アクセス権限を自由に設定
閲覧専用／編集可の指定に加え、リンクの有効期限設定やパスワード保護もワンクリックで可能。共有先を限定することで、機密性の高い情報も安全に送れます。
操作がシンプル
ZIP圧縮やパスワード設定の手間が不要で、リンクを共有するだけで完了。作業のスピードも向上し、業務効率も大幅にアップします。
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「OneDriveを使いたい」「でも、社内のパソコンが古くてMicrosoft 365に対応していない…」
そんなお悩みをお持ちの方には、沖縄電子のレンタルPCサービスがおすすめです。
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セキュリティも設定済みで安心
面倒な初期設定やセキュリティ対策もすべて対応済み。IT担当がいなくても、安心してお使いいただけます。
まとめ
「次のメールでパスワードを送ります」という時代は、もう終わりにしましょう。
今求められるのは、安全性と効率性を両立したスマートなファイル共有です。
Microsoft OneDriveは、ビジネスにおける最善の選択肢。
そしてそのOneDriveをすぐに使い始められるのが、沖縄電子のレンタルPCサービスです。
ファイル共有の“当たり前”を見直すことは、働き方改革の第一歩です。
これを機に、業務のセキュリティと効率、両方を見直してみませんか？
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