毎日の業務の中で、「タスクが多すぎて整理できない」と感じたことはありませんか？
世の中には様々なタスク管理法が存在しますが、ToDoリストなどのツールを使ってタスクを整理しようとしても、
「使いづらくてやめてしまった」「自分に合うものを探せない」と諦めてしまった方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、最強のタスク管理法”GDTメソッド”と、無料AIツールの”Notion”です。
AIツールをあまり使ったことがない方でもわかりやすく説明しているので、ぜひ実践してみてください。
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タスク整理が苦手な原因は業務にあった！？
「タスクを整理するのが苦手…」と感じる方の多くは、タスクそのものが曖昧であることに原因があります。
たとえば以下のようなケースです。
- 期限が明確でないタスク
- 優先順位をつけづらいタスク
これらは、仕事の中でもよく見られる「モヤッとしたタスク」です。
「あとでやればいいか」と後回しにして忘れてしまったり、何から手を付けるべきかわからず時間ばかりが過ぎてしまったり…。
こうした状況こそ、タスク整理を難しくしている要因です。
業務を一瞬で整理する！GDTメソッドとは
GTDメソッドが「整理できない」を解決する理由
この悩みを解消するのが、GTDメソッド（Getting Things Done）です。
GTDでは、タスクを「頭の中からすべて書き出す」ことから始め、「次に何をすればいいか？」を
明確にする仕組みがあります。
特に、GTDは以下のような点で効果的です。
- すべてのタスクを一元管理することで「忘れる不安」を排除
- 行動に落とし込むステップにより「曖昧さ」を具体化
- 優先度よりも「次にとるべき具体的な行動」を明確にするため迷わない
タスクが曖昧で整理しづらい…という人にこそ、GTDは強い味方になります。
以下で、基本の５ステップについて流れを見ていきましょう。
STEP①収集
まず、頭の中にある“やるべきこと”を全て書き出します。
仕事のタスクはどんな小さなことでも、とりあえず書き出してみるのがポイントです。
STEP②見極め
やるべきことを全て書き出したら、次は収集したタスクの重要度や緊急度を把握していきます。
具体的に、「今すぐ行動するもの」「後で行うもの」「他の人に任せるもの」
の３つに分けて整理すると、 今やるべき仕事の量が明確になります。
2分以内に処理できるタスクはその場で処理して、タスクから削除しましょう。
STEP③整理
②の見極めで分類した「今すぐ行動するもの」から、「今日やるべきこと」をピックアップしていきます。
ピックアップしたタスクに「優先度」「所要時間」「作業時間帯」など、細かくステータスを付けていくと、
１日のスケジュールの完成です。
「後で行うもの」は、「今週中に終わらせることリスト」を作り、同様に期限や優先順位をつけていきます。
STEP④更新
整理した計画を一通り実行したら、対応済みのタスクや未処理のタスクを見直して更新する必要があります。
１週間の始めに「先週できなかったタスク」を振り返りって、
残っているタスク・新しいタスクを書き出していきます。
STEP⑤選択
④で先週のタスク・新しいタスクを書き出したら、これから着手するタスクを選択していきます。
以上のステップを繰り返すことで、実行するタスクが整理されている状態を保つことができます。
GTDメソッドのタスク管理と他のタスク管理の違い
GTDメソッドは、他のタスク管理方法と比べて「タスクを頭の中から外に出すこと」に特化しています。
例えば、一般的なToDoリストは「やること」をただ書き出して優先順位をつけるだけのシンプルな方法ですが、GTDはその先を重視します。
タスクを「今すぐやる」「後でやる」「他の人に任せる」などに細かく分類し、明確に整理するプロセスがあります。
また、週次レビューで計画を見直す習慣も組み込まれており、リストが放置されるリスクを防ぎます。
さらに、GTDはツールに依存せず、紙とペンでもアプリでも柔軟に使えるため、自分に合った方法で実践できるのも他と大きく違うポイントです。
結果として、単なる「リスト化」ではなく「実行可能な計画」に落とし込めるのがGTDの強みです。
他の方法に比べて時間はかかるものの、頭の中をスッキリさせ、継続的に管理する仕組みが整っている点で、特に複雑な業務やタスクを抱える人に適した方法です。
| 比較項目 | GTDメソッド | 他のタスク管理 （To do、カンバン形式など） |
| タスクの扱い方 | 全てのタスクを集めて、優先度や期限を整理する | やることをリスト化してそのまま管理 |
| 手順 | 収集→見極め→整理→更新→選択と手順が決まっている | 曖昧なタスクは管理が難しい （結果いつまでも進まない） |
| ストレス軽減 | 頭の中のタスクを外に出すことで気持ちがスッキリ | タスク管理方法によって様々 |
| ツール | 紙やアプリなど好きな方法で可能 | 特定ツール（例：Trello）に依存する事がある |
さらに詳しいメソッドを知りたい方は、ストレスフリーの実践術（著：デビッド・アレン）をご確認ください！
無料で多機能なAIツール「Notion」で最強タスク管理のGDTを実践！
以上でGDTの仕組みについて紹介しましたが、「これを手作業でやるのは大変そう…」
と思った方もいるのではないでしょうか。
そこでおすすめしたいのが、タスク管理と相性のいい無料のAIツール「Notion」です。
Notionとは、タスク管理やメモ、プロジェクト管理などを簡単に行える無料のツールです。
操作が直感的で使いやすく、カスタマイズ性も高いので初心者から上級者まで幅広く利用されています。
Notionの基本的な機能と、無料ですぐ使えるテンプレートも紹介していきますので、
「AIツールを使ったことがない」という方もぜひ実践してみてください！
Notionとは？特徴と基本的な使い方
Notionの基本的な機能
Notionは、テキスト、画像、動画、ファイルなどを組み合わせて
メモを作成できる万能型のメモツールです。
カレンダー形式やリスト形式など様々な表示方法を選ぶことができるため、
自分の使いやすいデザインにカスタマイズできるのが特徴です。
また、NotionのメモにはAI機能がついており、
メモ文章の加筆や推敲・アイデア出しなどをAIで生成することができます。
これらの機能は全て無料で、アカウントを作成するだけで簡単に始められます。
アカウントの作成方法
Notionは、以下の５ステップで簡単にアカウントを作成することができます。
- 以下のサイトにアクセスして、「Notionを無料で入手」をクリックします。
Notion公式サイト - 「サインアップ」の画面で、自分のメールアドレスを入力して「メールアドレスでログイン」をクリックします。 （Googleアカウント、Appleアカウント、SAML でも作成可能）
- 自分のメールアドレス宛に「サインアップコード」が送られているのを確認して、サインアップの画面に入力します。
- 「Notionへようこそ」という画面が表示されたら、Notionで利用するユーザー名とパスワードを設定します。
- 最後にNotionの用途を確認する画面が出たら、「個人で利用」を選択します。
Notionのワークスペース画面が表示されたら、アカウント作成完了です！
Notionはテンプレートを使うのがおすすめ
Notionは柔軟にカスタマイズできる点が魅力ですが、自分でカスタマイズするのは大変な作業です。
そこで初心者におすすめしたいのが、Chat GPTを学び自分でカスタマイズする方法か、Notion公式や他のユーザーが作成したテンプレートを使う方法です。
無料で使えるものが多くあり、ToDoリスト・家計簿・カレンダーなど、
目的や用途に合わせたテンプレートを簡単に探すことができます。
使い方の解説が付いているテンプレートも多くあるので、
Notionの使い方をこれから勉強したい方はぜひ利用してみてください。
▼Notionのテンプレートマーケット
https://www.notion.com/ja/templates
無料テンプレートを使ってGTDを実践してみよう
ブログ冒頭で説明したGDTも、Notionを使って実践することができます。
ユーザーが提供しているNotionテンプレートはいくつかありますが、
以下のテンプレートが解説動画付きでわかりやすいのでおすすめです。
枠が作成してあるので、すぐに頭の中のタスクを書き出すことからスタートできます！
動画でGDTメソッドについて理解を深めながら実践できるので、ぜひお試しください。
GTD(Get Things Done) 最強のタスク管理術（ 作成者：CleanNotes ）
より効率的にAIを導入するならAI研修がおすすめ
ここまでブログをお読みいただき、誠にありがとうございます。
今回は、効率的にタスク管理できるGDTメソッドと、無料で使えるAIツール
Notionについてご紹介いたしました。
しかし、実際の業務にAIツールを導入するとなると、
「独学する時間がない」「何にAIが使えるのかわからない…」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
組織で効率よくAIを学び、導入するためには、セミナーを活用するのがおすすめです。
特にNotionを勉強するにはかなりハードルが高いため、ChatGPTを学びNotionだけではなく、業務全てをAIの活用で改善しましょう！
